Praca zdalna w Kodeksie pracy: Zaktualizuj regulaminy, by uniknąć roszczeń o koszty

Ustawowe uregulowanie pracy zdalnej na stałe w Kodeksie pracy to rewolucja, która kończy okres tymczasowych, „covidowych” rozwiązań. Dla pracodawców oznacza to jedno: konieczność natychmiastowego dostosowania regulaminów, umów i procedur BHP. Brak precyzyjnych zapisów wewnątrzzakładowych to nie tylko ryzyko mandatów ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, ale przede wszystkim realne zagrożenie finansowe. Jak wskazują eksperci, najpoważniejszym ryzykiem jest brak definicji katalogu kosztów, co otwiera drogę do roszczeń pracowników o zwrot wydatków za prąd, internet czy zużycie prywatnego sprzętu. Dział HR i Zarząd muszą działać wyprzedzająco.

Co się zmieniło i dlaczego to ryzyko?

Wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy usuwa z porządku prawnego dotychczasowe przepisy o telepracy oraz wygasza elastyczne regulacje ustawy „covidowej”. Z perspektywy pracodawcy, kluczową zmianą jest przejście z modelu opartego na doraźnym poleceniu na model sformalizowany, wymagający uzgodnień ze stroną społeczną lub indywidualnych porozumień.

Dlaczego stanowi to ryzyko biznesowe? Ponieważ ustawodawca nałożył na pracodawcę sztywny obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej. Obejmuje to nie tylko zapewnienie sprzętu, ale także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli firma nie wprowadzi własnych, precyzyjnych regulacji (np. w formie ryczałtu), będzie zobowiązana do zwrotu kosztów na podstawie faktur przedstawianych przez pracowników. Jak słusznie zauważają eksperci serwisu prawo.pl, brak limitów i jasnych zasad w tym zakresie może doprowadzić do istotnego i trudnego do oszacowania wzrostu kosztów zatrudnienia oraz lawiny roszczeń cywilnych.

Krok po kroku: Wymagane działania HR

Aby zabezpieczyć interesy firmy i płynnie przejść na nowe zasady, dział HR we współpracy z działem prawnym musi przeprowadzić kompleksowy proces wdrożeniowy. Opieranie się na starych wzorach jest w tym momencie błędem prawnym.

• Wdrożenie Regulaminu Pracy Zdalnej: Jest to absolutny priorytet. Należy dążyć do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub – w przypadku ich braku lub braku zgody – samodzielnie wydać regulamin. Dokument ten musi precyzować zasady zgłaszania pracy zdalnej, dni obecności w biurze oraz zasady komunikacji.
• Zdefiniowanie modelu kosztowego (Ryczałt vs Ekwiwalent): Aby uniknąć skomplikowanego rozliczania każdej kilowatogodziny, rekomendujemy wprowadzenie stałego ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom. Jego wysokość musi być jednak uzasadniona kalkulacją, aby nie została podważona przez Urząd Skarbowy (jako ukryty dochód) lub PIP (jako zaniżona kwota).
• Audyt dokumentacji pracowniczej: Niezbędny jest przegląd obecnych umów o pracę, regulaminu wynagradzania oraz polityk bezpieczeństwa informacji. Należy usunąć zapisy dotyczące telepracy i zastąpić je nową nomenklaturą, ujednolicając zasady dla całej organizacji.
• Procedury BHP i RODO w domu pracownika: Pracodawca nadal odpowiada za bezpieczeństwo pracownika, nawet gdy ten pracuje z domu. Konieczne jest opracowanie nowych kart oceny ryzyka zawodowego, instrukcji BHP dla stanowisk zdalnych oraz procedur ochrony danych (np. zakaz korzystania z domowych drukarek do dokumentów służbowych, zasady „czystego biurka” w domu).
• Narzędzia kontroli: Nowe przepisy dają prawo do kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Aby z tego prawa skorzystać, należy w regulaminie określić jasne zasady audytu – zarówno w zakresie wykonywania obowiązków, jak i przestrzegania zasad BHP i bezpieczeństwa informacji.

Podsumowanie i kontakt

Nowelizacja Kodeksu pracy to moment, w którym „dobra wola” i nieformalne ustalenia z pracownikami przestają wystarczać. Brak formalnego wdrożenia pracy zdalnej to wystawienie firmy na ryzyko prawne i finansowe. Zalecamy niezwłoczne rozpoczęcie prac nad nową dokumentacją wewnątrzzakładową.

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w opracowaniu bezpiecznego regulaminu pracy zdalnej, kalkulacji ryczałtów kosztowych lub audycie obecnych procedur HR – zapraszam do kontaktu z naszą kancelarią. Pomożemy zabezpieczyć Państwa firmę przed nowymi ryzykami.