Służba wojskowa a praca – co musi wiedzieć Dyrektor HR?
Na Twoim biurku ląduje wezwanie pracownika do WCR albo wniosek o urlop w związku z powołaniem do dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej. Czujesz ten specyficzny ucisk w żołądku? To nie tylko kwestia dziury w grafiku. To gąszcz przepisów Ustawy o obronie Ojczyzny, ryzyko błędnego naliczenia odprawy i strach przed mandatem z PIP za naruszenie ochrony stosunku pracy. Spokojnie. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez te procedury krok po kroku, abyś mógł/mogła spać spokojnie.
1. Powołanie do dobrowolnej służby wojskowej a umowa o pracę
W ostatnich latach realia prawne uległy drastycznej zmianie. Ustawa o obronie Ojczyzny wprowadziła nowe rodzaje służby, w tym Dobrowolną Zasadniczą Służbę Wojskową (DZSW). Dla Ciebie, jako pracodawcy, kluczowa jest informacja: powołanie pracownika do tej służby nie rozwiązuje z automatu stosunku pracy.
Jako pracodawca masz obowiązek udzielić pracownikowi powołanemu do służby urlopu bezpłatnego na czas jej trwania. Co istotne:
- Pracownik nie musi składać wypowiedzenia.
- Umowa „zawiesza się”, ale stosunek pracy trwa nadal.
- Po zakończeniu służby pracownik ma prawo powrotu na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko.
👁️ Okiem Praktyka
Często spotykam się z pytaniem: „A co, jeśli on już nie wróci?”. Z mojego doświadczenia wynika, że wielu młodych ludzi traktuje DZSW jako test. Część z nich faktycznie zostanie w wojsku zawodowym, ale spora grupa wróci do firmy bogatsza o nowe kompetencje (dyscyplina, uprawnienia techniczne). Traktuj ten czas jako inwestycję w pracownika, a nie tylko stratę. Pamiętaj jednak, aby zabezpieczyć operacyjnie jego nieobecność np. umową na zastępstwo.
2. Odprawa wojskowa – czy pracodawca płaci?
To jeden z najbardziej newralgicznych punktów w budżecie HR. Przepisy są tutaj bezlitosne, ale klarowne. Pracownikowi powołanemu do zasadniczej służby wojskowej (w tym dobrowolnej) lub terytorialnej służby wojskowej przysługuje od pracodawcy odprawa w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia.
Zasady wypłaty odprawy:
- Odprawę obliczasz dokładnie tak samo, jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.
- Jest to świadczenie jednorazowe. Jeśli pracownik zostanie powołany ponownie (np. na kolejne ćwiczenia rotacyjne po odbyciu służby przygotowawczej), odprawa już nie przysługuje.
- Wypłata powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu pracy przed rozpoczęciem służby.
3. Urlop bezpłatny na czas szkolenia
Pracownik, który otrzymał kartę powołania, złoży u Ciebie wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego. Pamiętaj – nie możesz odmówić. Jest to Twój ustawowy obowiązek. Dotyczy to zarówno czasu trwania samej służby, jak i czasu niezbędnego na dotarcie do jednostki.
Warto wiedzieć, że w czasie tego urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia pracownicze, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia (które w tym czasie zapewnia wojsko w formie uposażenia).
⚠️ HR Alert – Uważaj na te błędy
Największy błąd, jaki widzę podczas audytów, to przymuszanie pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego na czas powołania do wojska (np. na krótkie ćwiczenia). To nielegalne! Jeśli wezwanie dotyczy służby, musisz udzielić urlopu bezpłatnego (lub zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do rekompensaty od wojska, zależnie od rodzaju wezwania), a nie uszczuplać pulę urlopową pracownika. Za takie działanie grozi grzywna w razie kontroli PIP.
4. Ochrona stosunku pracy żołnierza WOT
Wojska Obrony Terytorialnej (WOT) to specyficzna formacja, która łączy pracę cywilną ze służbą. Żołnierze WOT (Terytorialsi) są objęci szczególną ochroną prawną.
Czego NIE WOLNO Ci zrobić w okresie od momentu doręczenia pracownikowi karty powołania do czynnej służby wojskowej, a także w czasie jej trwania?
- Nie możesz wypowiedzieć umowy o pracę.
- Nie możesz rozwiązać umowy o pracę.
Ochrona ta obowiązuje również przez 12 miesięcy po zakończeniu szkolenia w ramach DZSW. Wyjątki? Oczywiście istnieją, ale są bardzo wąskie: ogłoszenie upadłości lub likwidacji zakładu pracy oraz zwolnienie dyscyplinarne (z winy pracownika w trybie art. 52 Kodeksu pracy).
💼 Gotowiec dla Zarządu
Argumentacja dla Prezesa:
„Szefie, wiem, że nieobecność Kowalskiego to kłopot, ale prawo wiąże nam ręce – nie możemy go zwolnić bez narażania firmy na przegrany proces i odszkodowania. Ale jest plus: koszt jego wynagrodzenia w czasie nieobecności przejmuje wojsko (my nie płacimy pensji). Co więcej, możemy ubiegać się o świadczenie pieniężne (rekompensatę) od Szefa WCR za koszty zatrudnienia zastępstwa. To minimalizuje nasze straty finansowe.”
5. Zaświadczenie o odbyciu służby
Gdy pracownik wraca do firmy, powinien przedstawić Ci zaświadczenie o odbyciu służby wydane przez dowódcę jednostki. Dlaczego to takie ważne dla Działu Kadr? Ponieważ okres ten wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Nawet jeśli był to urlop bezpłatny, na mocy przepisów szczególnych, czas ten traktujemy pod kątem stażu pracy tak, jakby pracownik normalnie świadczył obowiązki.
❓ Częste pytania (FAQ)
Czy okres służby wojskowej wlicza się do stażu pracy?
Tak. Okres odbywania czynnej służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy (np. wymiar urlopu, dodatek stażowy).
Czy można zwolnić żołnierza WOT?
Co do zasady – nie. Żołnierz WOT jest chroniony przed zwolnieniem od momentu otrzymania karty powołania. Wyjątkiem jest zwolnienie dyscyplinarne lub upadłość/likwidacja firmy. Umowa na czas określony może się też po prostu rozwiązać z upływem terminu.
Czy płacę wynagrodzenie za czas wezwania do WCR (dawniej WKU)?
Nie. Jeśli pracownik jest wezwany tylko w celu stawiennictwa (np. komisja lekarska, ewidencja), udzielasz mu zwolnienia od pracy, ale nie płacisz wynagrodzenia. Pracownik otrzymuje w tym przypadku rekompensatę pieniężną utraconych zarobków bezpośrednio od wojska (na swój wniosek).
Masz wątpliwości, jak wyliczyć odprawę lub jak poprawnie sformułować pismo do WCR o rekompensatę kosztów? Pamiętaj, że w prawie pracy lepiej zapytać dwa razy, niż raz zapłacić mandat. Zapraszam do kontaktu – wspólnie zabezpieczymy interesy Twojej firmy.
