Dla przedsiębiorców i działów HR to sygnał alarmowy. Choć nowa propozycja, wypracowana w porozumieniu z Ministerstwem Sprawiedliwości, wydaje się łagodniejsza niż pierwotny „atomowy” wariant, to wciąż niesie za sobą fundamentalne zmiany w modelu biznesowym wielu polskich firm. W dzisiejszym wpisie przeanalizuję prawnie nowy mechanizm, wskażę ukryte ryzyka podatkowe i przedstawię mapę drogową wdrożenia zmian dla działów HR.
ℹ️ Co ustaliły media? (News z 28.01.2026)
Według ustaleń portalu Money.pl oraz wypowiedzi minister Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, nowy projekt ustawy jest już gotowy. Reforma PIP ma stanowić realizację kamienia milowego KPO, z którego Polska musi rozliczyć się do sierpnia tego roku. Kluczową zmianą jest wprowadzenie sądowej kontroli decyzji inspektora zanim stanie się ona wykonalna.
1. Nowy Mechanizm: Decyzja, Odwołanie, Zawieszenie
Największą obawą biznesu w pierwotnej wersji projektu (zablokowanej przez Premiera) była natychmiastowa wykonalność decyzji inspektora. Przedsiębiorcy słusznie podnosili, że dawało to urzędnikom władzę absolutną – jeden podpis mógł zmienić kontrakt B2B w etat, generując natychmiastowy obowiązek zapłaty składek, nawet jeśli sprawa była wątpliwa prawnie.
Nowy kompromis zakłada trzystopniowy mechanizm:
- Decyzja Inspektora: Inspektor PIP podczas kontroli stwierdza, że umowa cywilnoprawna spełnia przesłanki stosunku pracy (Art. 22 K.p.) i wydaje decyzję administracyjną o jej przekształceniu.
- Sądowa Kontrola (Jednoinstancyjna): Pracodawca może zaskarżyć tę decyzję bezpośrednio do Sądu Pracy (pomijając Główny Inspektorat Pracy, co skraca ścieżkę biurokratyczną).
- BEZPIECZNIK (Game Changer): Wniesienie odwołania do sądu z automatu wstrzymuje wykonanie decyzji.
Oznacza to, że do czasu prawomocnego wyroku sądu, przedsiębiorca nie musi płacić zaległych składek ani zmieniać formy zatrudnienia. Status quo zostaje zachowane, a spór przenosi się na salę sądową.
Porównanie: Stary (Odrzucony) Projekt vs. Nowy Kompromis
| Kwestia | ❌ Pierwotny Projekt (Styczeń ’26) | ✅ Nowa Propozycja (Luty ’26) |
|---|---|---|
| Moc decyzji inspektora | Natychmiastowa wykonalność (automatyczna zmiana umowy „od ręki”). | Wstrzymanie wykonalności w momencie wniesienia odwołania do sądu. |
| Ścieżka odwoławcza | Dwuinstancyjna administracyjna (PIP -> GIP), dopiero potem Sąd. | Przyspieszona: Odwołanie bezpośrednio do Sądu Pracy. |
| Ciężar dowodu | Pracodawca musiał udowadniać niewinność, płacąc składki w trakcie procesu. | Pracodawca broni się w sądzie, nie ponosząc kosztów do czasu wyroku. |
| Grupy chronione | Brak specjalnych regulacji (wszyscy traktowani tak samo). | Zabezpieczenie sądowe (tryb pilny) dla kobiet w ciąży i grup wrażliwych. |
2. Pułapka „Grup Wrażliwych” – Wyjątek od reguły
Projekt zawiera istotne odstępstwo, na które działy HR muszą zwrócić szczególną uwagę. Rządowi rozmówcy wskazują, że w przypadku tzw. grup wrażliwych (np. kobiety w ciąży, osoby w wieku przedemerytalnym, a być może także osoby niepełnosprawne), sądy mają stosować instytucję zabezpieczenia powództwa.
W praktyce prawniczej może to oznaczać, że sąd – jeszcze przed zbadaniem całej sprawy i przesłuchaniem świadków – nakaże pracodawcy bezzwłoczne (choć tymczasowe) zatrudnienie takiej osoby na etacie. Celem jest ochrona pracownika, który np. traci prawo do zasiłku macierzyńskiego będąc na „fikcyjnym” zleceniu. Dla firmy oznacza to konieczność błyskawicznej operacjonalizacji takiego zatrudnienia, pod rygorem kar.
3. Finansowe i Prawne Trzęsienie Ziemi (Gdy Sąd Podtrzyma Decyzję)
Zawieszenie wykonalności decyzji daje czas, ale nie eliminuje ryzyka. Jeśli po 2-3 latach procesu sąd prawomocnie przyzna rację inspektorowi PIP, skutki dla firmy będą dewastujące. Wiele zarządów nie zdaje sobie sprawy z „efektu domina”, jaki wywołuje ustalenie stosunku pracy wstecz.
⚠️ To nie tylko zaległy ZUS. Lista ryzyk finansowych:
- Składki ZUS z odsetkami (do 5 lat wstecz): Pracodawca musi pokryć całość zaległości – zarówno swoją część, jak i część, którą powinien był potrącić pracownikowi. Nie można potrącić tego z bieżącego wynagrodzenia pracownika (chyba że ten wyrazi zgodę, co jest wątpliwe).
- Korekty Podatkowe (PIT i VAT): To koszmar dla księgowości. Faktury wystawione przez „kontrahenta B2B” stają się pustymi fakturami (usługa nie została wykonana przez przedsiębiorcę, lecz pracownika). Konieczna jest korekta VAT naliczonego.
- Roszczenia Pracownicze: „Nowy” pracownik zyskuje prawo do zaległego urlopu wypoczynkowego (ekwiwalentu), dodatków za nadgodziny, dodatków nocnych czy premii regulaminowych, których nie otrzymywał jako kontrahent.
- Odpowiedzialność karna (KKS): Nieopłacanie składek w terminie i wadliwe prowadzenie ksiąg to przestępstwa lub wykroczenia skarbowe, za które zarząd odpowiada majątkiem osobistym.
4. Rola Działów HR: Mapa Drogowa Wdrożenia
W obliczu nadchodzących zmian, rola HR ewoluuje z funkcji wsparcia w rolę stratega zarządzania ryzykiem (Compliance). Czekanie na wejście ustawy to błąd. Poniżej przedstawiam plan działania na najbliższe miesiące.
✅ CHECKLISTA DLA DYREKTORA HR NA I PÓŁROCZE 2026
KROK 1: Kategoryzacja Ryzyka (Audyt Art. 22 K.p.)
Podziel współpracowników B2B/Zlecenie na trzy grupy:
- 🔴 Ryzyko Wysokie: Wykonują pracę w biurze, w godzinach firmy, pod nadzorem kierownika, na sprzęcie firmowym. Brak ryzyka gospodarczego po ich stronie.
- 🟡 Ryzyko Średnie: Częściowa autonomia, własny sprzęt, ale ścisła integracja z zespołem i długotrwała współpraca tylko z jednym klientem.
- 🟢 Ryzyko Niskie: Prawdziwi freelancerzy, pracujący dla wielu klientów, w pełni autonomiczni zadaniowo.
KROK 2: Weryfikacja „Paper vs. Reality”
Nie wierz w to, co jest w umowie. Sprawdź rzeczywistość. Czy kierownicy akceptują urlopy kontrahentom B2B w systemie HR? Czy wydają im polecenia służbowe mailem? To będą pierwsze dowody dla inspektora PIP. Należy przeszkolić kadrę menedżerską z różnic w zarządzaniu pracownikiem a kontrahentem.
KROK 3: Strategia „Ucieczki do przodu”
Dla grupy „Ryzyka Wysokiego” rozważ proaktywne zaproponowanie etatu zanim przyjdzie kontrola. Wymaga to przeliczenia budżetów (tzw. ubruttowienie wynagrodzeń, by utrzymać kwoty netto dla specjalistów).
KROK 4: Procedura na wypadek kontroli (Crisis Management)
Ustalenie ścieżki postępowania: Kto wita inspektora? Kto ma pełnomocnictwa? Gdzie znajdują się dokumenty? Chaos podczas pierwszych godzin kontroli często dostarcza inspektorom argumentów przeciwko firmie.
5. Czy sądy to wytrzymają? Systemowy Zator
Przeniesienie ciężaru ostatecznej decyzji na sądy to ruch w dobrą stronę pod kątem praworządności, ale rodzi gigantyczne ryzyko logistyczne. Już teraz średni czas oczekiwania na wyrok w sprawach pracowniczych w dużych aglomeracjach (Warszawa, Wrocław, Kraków) wynosi od 1,5 do 2,5 roku.
Minister Waldemar Żurek zapowiada „usprawnienie pracy sądów” i ewentualne wydzielone wydziały, ale reforma sądownictwa to proces na lata. Nagły napływ tysięcy odwołań od decyzji PIP może sparaliżować wydziały pracy. Dla biznesu oznacza to stan wieloletniej niepewności – nad firmą będzie wisieć widmo zapłaty milionowych zaległości, co może np. zablokować procesy inwestycyjne, kredytowe czy fuzje (M&A), gdyż żaden inwestor nie weźmie na siebie takiego ryzyka ujawnionego w Due Diligence.
Podsumowanie
Reforma PIP w nowej odsłonie to ustępstwo rządu, ale nie kapitulacja. Państwo szuka pieniędzy i dąży do uszczelnienia systemu ubezpieczeń społecznych. Mechanizm „Decyzja -> Wstrzymanie -> Sąd” jest bezpieczniejszy dla bieżącej płynności finansowej firm, ale w dłuższej perspektywie nie zwalnia z odpowiedzialności.
Rekomendacja jest prosta: Potraktujcie te doniesienia jako ostatni dzwonek na uporządkowanie struktur zatrudnienia na własnych warunkach. Lepiej samodzielnie przekształcić ryzykowne kontrakty, niż robić to pod przymusem, w atmosferze konfliktu i z widmem wieloletniego procesu sądowego.
Masz wątpliwości co do statusu umów w Twojej firmie? Obawiasz się kontroli PIP? Skontaktuj się z naszą kancelarią, aby przeprowadzić poufny audyt ryzyka i przygotować organizację na nadchodzące zmiany.
